YTracker Tracker to ensure we fully off-board all technical staff leaving the team, please add columns for individuals as required.
Ops: Remove developer from Github Organisation.
Andy Nash, Simon Meredith, Andy Dingley, Liban Hirey and John Simmons have Owner privileges.
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Steve
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Luis
Jag
Sunil
Fred
Roope
Panos
Tuomas
Chris
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Rana
Ola
Bertrand
David
Pete
Abrar
Omar
Femi
Paul
Sachin
Phil
Ops - Remove from: | SMs - Remove from: | Line Manager | ||||||||||||||
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Person |
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Paul H | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | Y | Y | Y | Y | Y | ? |
Phil J | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | Y | Y | Y | Y | Y | ? |
Sachin M | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | Y | Y | Y | Y | Y | ? |
Femi O | Y | Y | Y | Y | ? | N/A | ? | ? | ? | |||||||
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Y | Y | Y | Y | ? |
Omar M | Y | Y | Y | Y |
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Y
? | N/A | ? | ? | ? | ? | Y | Y | Y | Y | Y | ? |
Abrar K | Y | ? | ? | Y | Y | ? | ? |
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Pete C | Y | ? | ? | Y | Y | ? | ? | Y | Y | Y |
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N/A
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David H |
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Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | |
Bertrand U | Y | Y | Y | N/A | N/A | Y | ? |
N/A | N/A |
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(stage & prod)
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Ola O | Y | Y | Y | ? |
Ops: Remove from Sentry
N/A | Y | ? | N/A | N/A | N/A |
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Rana N | ? | ? | ? | N/A | N/A | Y | ? | N/A | N/A | N/A | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Joanne W | ? | ? | N/A | ? | N/A | ? | N/A | N/A | N/A | N/A | Y |
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Ray H |
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Ops: Remove the user from the Auth DB in Prod, Stage, Dev and UIDev
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N/A | N/A | N/A | Y | Y | Y | Y | Y | Y | |
Chris M | Y | Y | Y | Y | N/A | ? | ? | N/A | N/A |
N/A |
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Ops: Remove from Azure subscriptions, email Stephen Loughran (see Contacts page).
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Tuomas A | Y | Y | Y | Y | N/A | ? | ? |
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Panos P |
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Roope H | Y | Y | Y | Y | N/A | ? | N/A | N/A | N/A | N/A | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Fred R | Y | Y | Y | Y | N/A | ? | ? | N/A | N/A | N/A | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Sunil R | Y | Y | Y | Y | N/A | ? | ? | N/A | N/A | N/A |
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Jag K | Y | Y | Y | Y | N/A | ? | ? | N/A | N/A | N/A |
N/A
N/A
N/A
N/A
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Reuben N | Y | Y | Y | Y | N/A |
N/A
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N/A
N/A
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John G | Y | Y | Y | Y | N/A | ? | ? | N/A | N/A | N/A | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Steve P | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | ? | N/A | N/A | N/A | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Emanuele F | Y | Y | Y | Y | N/A | ? | ? | N/A | N/A | N/A |
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Add to inactive accounts list in Ansible vars/hee-access.yml, commit and push the changes
Run the Ansible SSH access so they are removed from the authorized_keys on the servers
Remove on Stage and Prod
Email Stephen Loughran (see Contacts page)
Change password in Prod
Prometheus / Grafana
Deactivate the user in Atlassian user management (removes access to both JIRA and Confluence)
Hamburger | Site administration | Type name | Click deactivate.
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Convert the user in Slack to a single channel ("#ex-pats") guest
Click HEE_TIS | Manage members | Type name | Click arrow next to "Member" | Click "Convert to guest" | Select cingle channel | Choose "#ex-pats"
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Check the Slack groups have been adjusted accordingly - this should happen automatically on turning ex-staff into single channel guests
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SM: Remove from Metabase
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SM: Remove from calendars in TIS.Team, and remove from email groups
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SM: Deactivate user's O365 account, by raising service desk support ticket with IT
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Raise a leavers form in HEE Connect
Arrange for return of temporary ID passes (Sarah informs me that photoID passes simply need to be disposed of, as they get cancelled by UOL. Don’t know what arrangements are in place for Manchester)
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Completely off-boarded: Tamer, Fayaz, Russell, Alex, Graham, Andras, Suneet, Hammed, Alistair Grom, Matt Leach
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